"...A primeira coisa que devemos estar atentos é parar pra ouvir o que Deus quer de nós e entender quais os planos que serão colocados em prática no evento que irão realizar..."
Oi, gente! Vamos dar continuidade ao artigo de como realizar um evento, mas antes, devo me desculpar pelo atraso em meu artigo.
Vamos lá, ao trabalho...
Custos do Evento
Listo abaixo itens que deverão ser colocados no papel para que, de forma organizada, o nosso evento não venha a dar prejuízo e descrédito junto à comunidade.
Cachê das Bandas, transporte, cachê do Apresentador, material de propaganda (cartazes, filipetas, carro de som, outdoor, camisas, veiculação em rádio, gravação de vinheta, etc), alimentação, ligações de telefone, aluguel de rádio (depende do tamanho do evento), entre outros. A intenção é mostrar que tudo que tem custo deve ser revertido para o caixa do evento. Muitos de nós, na grande vontade de fazer a coisa dar certo, acabamos errando feio... Conheço gente que tira dinheiro do bolso e de dentro de casa para fazer eventos da igreja, depois se der algo errado (desse jeito já está errado) culpa a própria igreja dizendo que ninguém reconhece seu trabalho... Para que tudo seja muito organizado, não esqueça também de ter um livro caixa onde sejam lançados todos os valores relativos ao evento. Isso é muito importante.
Uma vez feito tudo isso, adiciona-se 10% a este valor (percentual de risco). Exemplo:
Cachês - R$ 1.000,00
Transporte - R$ 1.000,00
Mat. Prop. - R$ 1.000,00
Alimentação - R$ 500,00
Lig Tel. - R$ 200,00
Sub-Total - R$ 3.700,00
Perc. Risco - R$ 370,00
Total - R$ 4.070,00
Isso quer dizer que o evento tem um custo de R$ 4.070,00.
Vamos pedir um patrocínio para isso, pois a igreja não irá te dar este dinheiro para fazer este evento e você também não confiará somente na venda de convites para conseguir tudo (lembrem-se: este valor é fictício e tem eventos que custam 10, 20, 30 vezes e até mais do que esse).
Patrocínio:
Lembram que no primeiro artigo falei que deveríamos saber qual seria o nosso público alvo? Pois bem, agora usaremos este dado para pedir patrocínio.
De acordo com o valor do evento, pode-se dividir o custo em cotas iguais e também ter uma cota inteira. É bom lembrar que o patrocinador geralmente é alguém comercial e foge à regra quando o patrocinador ajuda por acreditar no projeto, ou por amor, ou por amizade... Geralmente o relacionamento é comercial e o patrocinado deve dar retorno àquele que patrocina... Monte uma proposta que faça com que o patrocinador entenda que vale a pena investir em nosso evento.
Vamos supor que este evento seja para jovens. Com este valor que temos, montaríamos duas cotas de igual valor R$ 2.035,00 e uma cota principal R$ 4.070,00 (os valores devem ser justificados com orçamentos, ofícios e deve se apresentar uma planilha de custo ao patrocinado, onde ele possa saber em que vai ser usado o dinheiro. Podemos também fazer com que fornecedores faturem diretamente contra o patrocinador). A proposta para o patrocinador deve ser montada de forma que ele veja que o público presente no evento é um ativo comprador daquilo que o patrocinador produz.
Exemplo:
Evento para público jovem
Público esperado - 1.500 jovens
Local: Centro da Cidade
Tempo de duração do evento: 3 horas
Patrocinadores: Escolas, cursos, lojas de comidas, lojas de roupas e calçados, lojas de bicicletas, patins, etc.
Expõe-se as peças de merchandising que serão negociadas no evento: camisas, bonés, outdoor, chamadas com spots na rádio, divulgação na parte interna do evento, etc...
De acordo com o valor acordado com o patrocinador, o mesmo tem direito a divulgar sua marca/produto em tantas peças e de tantas formas. Vai de cada pessoa que negocia o patrocínio.
CUIDADO - Não comprometa o evento tranformando-o em um evento mercadológico (nosso evento é católico!), não venda o evento para pessoas que possam comprometer todo o trabalho que Deus te inspirou a fazer. Até neste processo estritamente comercial, reze e faça com que Deus esteja presente.
Conforme levantado custos e patrocínios, chegamos ao valor positivo ou negativo deste nosso evento. O que isto significa? Vamos trabalhar com a quantidade de 1.500 pessoas como público e vamos considerar que conseguimos um patrocinador que investiu R$ 3.000,00. O que vamos fazer com o "lucro" deste evento? Novamente supondo, vamos mudar o som da Igreja: custo R$ 6.800,00.
O que temos de dados para formular o preço do ingresso:
Custo do evento: - R$ 4.070,00
Patrocínio: +R$ 3.000,00
Som da Igreja: - R$ 6.800,00
Total: - R$ 7.870,00
O Vento está negativo em R$7.870,00.
Pegamos este valor e dividimos pelos 1.500 irmãos que a princípio estarão presentes no evento. Temos o valor de R$ 5,24. Podemos colocar o preço do ingresso no valor de R$ 5,00, pois ainda podemos negociar o valor dos espaços para colocação de barraquinhas, stands, quiosques, etc...Vale lembrar que tudo isso pode ser gerenciado pelos organizadores do evento, podem ser feitos contratos de consignação que permitam pagar só o que foi vendido, os espaços podem ser vendidos por um valor estipulado e pode-se também trabalhar com um percentual de 20% (por exemplo) em cima do que for vendido na barraca.
Podemos também (depende se a direção do local permitir) vender doces, salgados, refrigerantes... Tudo isso sempre reverte lucro para o caixa do evento. Lembre-se de sempre trabalhar com consignação, ganhamos menos mas, arriscamos menos também.
A Paz de Nosso Senhor esteja com todos vocês! Espero mesmo que esteja ajudando a todos na organização de seus eventos. Creio que Deus merece todo o nosso empenho e toda a nossa dedicação.
Até a próxima.
O que Deus uniu, o homem não separa!
Robson Mendes (robsonmendes@aliancadevida.com.br)
Ministério Aliança de Vida - Rio de Janeiro-RJ
